Cum funcționează

De la angajat la document semnat —
complet digital

Flux integrat: configurare firmă, instruiri SSM/SU, generare automată documente, semnătură electronică cu valoare legală prin eSemneaza și arhivare automată — totul dintr-o singură platformă.

🏢
Pasul 01
Configurezi firma
Adaugi compania, punctele de lucru, activitățile SSM/SU specifice și structura organizatorică. Setezi CLM-ul per punct de lucru și frecvența instruirilor. O configurare inițială — platforma funcționează automat de acolo.
Firme & puncte de lucru Activități SSM/SU CLM & Responsabili
👥
Pasul 02
Adaugi angajații
Manual, unul câte unul, sau prin import CSV pentru eficiență maximă. Platforma asignează automat tipul de instruire, conducătorul locului de muncă și tematica SSM în funcție de activitățile firmei și funcția angajatului.
Import CSV Asignare automată CLM Tematici din activități
📚
Pasul 03
Parcurge cursul de instruire online
Angajatul se loghează în portal și parcurge cursul de instruire SSM/SU alocat postului său. Lecții interactive structurate pe tematici, quiz cu scor minim 70% pentru promovare. Disponibil pe orice dispozitiv — telefon, tabletă, laptop.
Lecții interactive Quiz + scor 70% Orice dispozitiv SSM & SU/PSI
📄
Pasul 04 — 🆕 NOU
Generare automată documente SSM
La finalizarea cursului — sau manual de către Responsabilul SSM — platforma generează automat fișele de instruire PDF cu toate datele completate: angajat, funcție, tematică, durată, date instruire SSM și SU. Fără editare manuală, fără erori.
PDF automat Fișe angajare SSM + SU Fișe periodice IPSSM Grafic instruire Decizii SSM
✍️
Pasul 05 — 🆕 NOU
Semnare electronică prin eSemneaza — direct din platformă
Documentul generat intră automat în fluxul de semnare. Angajatul semnează direct din portal printr-un iframe eSemneaza integrat, cu verificare OTP prin SMS. CLM semnează în lot din portalul propriu. SEPP-ul finalizează semnarea din contul său.
Iframe eSemneaza OTP SMS Semnătură avansată AES eIDAS + Legea 214/2024 Lot CLM Auto-sign SEPP
✅
Pasul 06
Arhivat, conform, gata de ITM
PDF-ul final semnat de toți semnatarii este arhivat automat în DMS (sistemul de gestiune documente). Raportul de conformitate se actualizează instant. La controlul ITM prezinți rapoartele din platformă — zero grabă, zero lipsuri.
Arhivă DMS automată Raport conformitate Export PDF/CSV Audit log complet
📄 Generator Documente SSM

Toate documentele SSM generate automat,
gata de semnat

Pe baza datelor firmei, activităților și funcțiilor angajaților, platforma generează automat toate documentele obligatorii conform HG 1425/2006 și Legii 307/2006.

📋
Fișă instruire angajare SSM
3 semnături: angajat, CLM, SEPP. Tematică automată din activitățile firmei.
🔥
Fișă instruire angajare SU/PSI
2 semnături: angajat + CLM. Conform Legea 307/2006.
🔄
Fișă instruire periodică
SSM (CLM + SEPP) + SU (angajat + CLM). Generată automat la scadență.
🏭
Fișă instruire la locul de muncă
Semnată de CLM. Dacă CLM lipsește, SEPP preia automat.
📘
IPSSM — Instrucțiuni Proprii
Generate per activitate/funcție. Generale + specifice per firmă.
📅
Grafic de instruire SSM
Planificarea anuală a instruirilor, generată automat și actualizată dinamic.
⚖️
Decizii SSM
Decizie de numire responsabil SSM, decizie CLM per punct de lucru.
✅
Admitere la lucru
Generată automat după finalizarea instruirii. Semnată de CLM.
✍️ Semnătură electronică eSemneaza

Trei moduri de semnare,
un singur standard legal

Indiferent de situație — angajat cu smartphone, fără smartphone sau pe teren — fiecare document este semnat electronic cu verificare OTP, cu valoare juridică deplină conform eIDAS și Legea 214/2024.

1
Angajatul parcurge cursul în portal
Se loghează, accesează cursul alocat postului său, parcurge lecțiile și promovează quiz-ul (min. 70%).
Portal angajatQuiz 70%
2
Generare automată fișă PDF
La finalizarea cursului, platforma generează automat fișa de instruire cu toate datele completate.
PDF automat
3
Angajatul semnează direct din portal — iframe eSemneaza
Tab-ul „De semnat" devine activ. Angajatul apasă „Semnează" — un iframe eSemneaza se deschide direct în platformă. Introduce numărul de telefon, primește codul OTP prin SMS și semnează fără a părăsi platforma.
Iframe eSemneazaOTP SMSSemnătură AES
4
CLM semnează în lot din portalul propriu
Conducătorul locului de muncă vede fișa în tab-ul „Echipa mea" și semnează în lot — fără email, fără SMS, direct din contul lui.
Lot portal CLM
5
SEPP finalizează semnarea
Verificatorul SSM/SEPP semnează fișa din contul propriu. PDF-ul final, semnat de toți semnatarii, este arhivat automat în DMS.
Semnătură SEPPPDF arhivat DMS
Comun tuturor fluxurilor: 🏭 CLM semnează în lot → 🛡️ SEPP semnează → ✅ PDF arhivat în DMS
1
Responsabilul trimite fișa spre semnare
Din panoul Responsabil SSM, selectează fișa și apasă „Trimite spre semnare". Angajatul primește un email sau SMS cu link securizat eSemneaza.
Email + SMSLink securizat
2
Angajatul deschide link-ul și semnează cu OTP
De pe orice dispozitiv cu browser — telefon, tabletă, laptop. Primește codul OTP pe telefonul propriu și semnează fișa electronic.
OTP SMSOrice dispozitiv
3
CLM și SEPP finalizează semnarea
CLM semnează din portalul propriu în lot. SEPP finalizează din contul său. PDF-ul final este arhivat în DMS.
Lot CLMSemnătură SEPP
Comun tuturor fluxurilor: 🏭 CLM semnează în lot → 🛡️ SEPP semnează → ✅ PDF arhivat în DMS
1
Ideal pentru angajații fără smartphone sau acces email
Muncitori în producție, angajați în vârstă, personal pe teren — oricine cu un telefon simplu care primește SMS poate semna cu valoare juridică deplină.
Tel. simplu (Nokia, etc.)Fără email necesar
2
CLM deschide iframe-ul eSemneaza din portalul propriu
Conducătorul locului de muncă apasă butonul „Asistat" din tab-ul „Echipa mea" lângă angajat. Pe propriul smartphone se deschide interfața eSemneaza fullscreen.
Iframe fullscreenPe dispozitivul CLM
3
Angajatul primește OTP pe telefonul simplu
CLM introduce numărul de telefon al angajatului în interfața eSemneaza. Angajatul primește codul OTP prin SMS pe propriul telefon (chiar și un Nokia vechi) și comunică verbal codul.
OTP pe tel. simpluVerbal → CLM
4
CLM introduce codul — semnătura angajatului e aplicată
CLM tastează codul în interfața eSemneaza. Semnătura electronică avansată a angajatului este aplicată cu valoare juridică identică celorlalte fluxuri. Identitatea confirmată prin OTP unic.
Semnătură AESValabilitate juridică deplină
Comun tuturor fluxurilor: 🏭 CLM semnează în lot → 🛡️ SEPP semnează → ✅ PDF arhivat în DMS
🛡️ Responsabil SSM — Autonomie totală

Flux complet fără
dependență de administrator

Responsabilul SSM al unei firme client lucrează complet independent — de la adăugarea angajatului până la fișa semnată arhivată. Administratorul platformei este implicat o singură dată, la configurarea inițială.

👤

Gestionare angajați

Adaugă, editează, dezactivează angajații firmei. Asignează funcția, punctul de lucru și CLM-ul. Zero intervenție admin.

📋

Generare documente SSM

Fișe de instruire la angajare (SSM + SU), periodice, IPSSM, grafic instruire și decizii — generate direct din panou, PDF automat.

📅

Planificarea instruirilor periodice

Sistemul calculează automat scadențele și trimite alerte înainte de expirare — pe email și SMS, în zilele 1, 15 și 25 ale lunii.

📊

Rapoarte & Arhivă

Raport de conformitate la zi, istoric fișe semnate, angajați cu instruiri scadente sau expirate. Export PDF/CSV oricând.

📨

Trimitere notificări

Trimite manual notificări individuale sau în masă angajaților cu instruiri scadente, direct din panoul de responsabil.

🤖

Asistent AI SSM

Asistent AI specializat SSM/HSE integrat în platformă. Răspunsuri instant la întrebări legislative, procedurale și de conformitate.

🔔 Planificări & Notificări

Nicio instruire nu scapă
printre degete

Sistemul calculează automat scadențele, trimite alerte înainte de expirare și permite trimiterea manuală de notificări individuale sau în masă.

⏰
Alerte automate scadențe
Sistem cron automat — notificări trimise în zilele 1, 15 și 25 ale fiecărei luni pentru instruiri scadente. Email și SMS.
📧
Notificări fișe nesemnate
Angajații care nu au semnat fișa în 24h primesc automat un reminder. Monitorizare completă a statusului de semnare.
📅
Dashboard scadențe
Vizualizare în timp real a tuturor instruirilor: valabile, scadente în 30 zile și expirate — per angajat și per firmă.
👥 Roluri în platformă

Acces personalizat
per rol

Fiecare utilizator vede exact ce are nevoie. Patru roluri cu permisiuni clare, configurabile per firmă și punct de lucru.

👑
Admin / SEPP
Expert SSM / SEPP extern
Gestionează toate firmele
Semnează fișele din contul propriu
Configurare completă platformă
Rapoarte globale
🛡️
Responsabil SSM
Intern firmei client
Gestionează angajații firmei
Generează & trimite fișe
Planifică instruirile
Rapoarte firmă
🏭
CLM
Conducător Loc de Muncă
Vede echipa proprie
Semnează în lot din portal
Semnare asistată angajați
Status instruiri echipă
👤
Angajat
Utilizator final
Parcurge cursurile alocate
Semnează fișele proprii
Vede istoricul personal
Acces AI asistent SSM

Gata să începi?

Digitalizează conformitatea SSM
a companiei tale azi

Contactează-ne și configuram platforma pentru compania sau rețeaua ta în mai puțin de 48 de ore.

Accesează platforma 📩 Contactează-ne