Tot ce vrei să știi
despre SSM digital

Conform Legii 319/2006 privind securitatea și sănătatea în muncă, orice angajator are obligația de a asigura securitatea și sănătatea lucrătorilor în toate aspectele legate de muncă. Aceasta include organizarea instruirilor SSM, elaborarea instrucțiunilor proprii de securitate (IPSSM), evaluarea riscurilor și documentarea tuturor activităților de prevenire.

Normele metodologice de aplicare, aprobate prin HG 1425/2006, detaliază frecvența și conținutul obligatoriu al instruirilor, tipurile de documente care trebuie întocmite și condițiile în care acestea sunt valide.

Legislația SSM prevede trei tipuri de instruire obligatorie pentru fiecare angajat:

Instruirea introductiv-generală — se efectuează la angajare, înainte ca lucrătorul să înceapă activitatea. Acoperă noțiunile generale de SSM aplicabile întregii companii.

Instruirea la locul de muncă — urmează instruirii introductiv-generale și se realizează în cadrul compartimentului de muncă, de către conducătorul locului de muncă (CLM).

Instruirea periodică — se repetă la intervale stabilite prin instrucțiunile proprii, în funcție de specificul activității. Are rolul de a reîmprospăta și consolida cunoștințele dobândite anterior.

SEPP (Serviciul Extern de Prevenire și Protecție) este o firmă sau un expert autorizat care asigură serviciile de securitate și sănătate în muncă pentru companiile care nu au resursele sau obligația de a organiza un serviciu intern propriu.

SEPP-ul elaborează documentația SSM, coordonează instruirile, verifică conformitatea și semnează documentele de instruire în calitate de specialist SSM. Colaborarea cu un SEPP autorizat este o soluție legală și eficientă pentru companiile mici și medii.

Da. Prin adoptarea Legii 214/2024, România a integrat oficial în legislația națională Regulamentul european eIDAS (UE) 910/2014), care recunoaște valoarea juridică a semnăturilor electronice.

Platforma SafeHub utilizează semnătura electronică avansată (AES) cu verificare prin cod OTP transmis prin SMS, furnizată de eSemneaza.ro. Acest tip de semnătură asigură identificarea semnatarului, integritatea documentului și nerepudierea — condiții care îi conferă forță probatorie ridicată, echivalentă semnăturii olografe în contextul documentelor SSM.

Procesul de semnare este complet integrat în platformă și nu necesită aplicații externe. Angajatul primește o notificare, accesează documentul din contul propriu și apasă „Semnează". Se deschide interfața de semnare direct în browser, unde introduce numărul de telefon și codul OTP primit prin SMS.

Documentul este semnat succesiv de angajat, conducătorul locului de muncă și verificatorul SSM. La finalul procesului, PDF-ul este sigilat criptografic prin tehnologia PAdES — orice modificare ulterioară a documentului devine detectabilă instant.

SafeHub include un flux de semnare asistată, special conceput pentru această situație. Conducătorul locului de muncă inițiază procesul de semnare de pe propriul dispozitiv și introduce numărul de telefon al angajatului — chiar și un telefon simplu, fără internet.

Angajatul primește codul OTP prin SMS pe telefonul său și îl comunică verbal conducătorului, care îl introduce în sistem. Semnătura electronică este astfel aplicată legal, cu aceeași valoare juridică ca în celelalte fluxuri.

Platforma SafeHub digitalizează procesul de documentare și semnare a instruirilor SSM, nu înlocuiește obligatoriu prezența fizică acolo unde aceasta este cerută de legislație sau de specificul activității.

Instruirea introductiv-generală și cea periodică pot fi susținute cu materiale digitale interactive, iar documentarea — fișele de instruire — se realizează complet electronic. Instruirea la locul de muncă, prin natura ei practică, rămâne de obicei efectuată direct de CLM, iar fișa aferentă este semnată electronic imediat după.

Platforma are patru roluri cu accese distincte:

Expert SSM / SEPP — gestionează toate companiile-client, generează documentația și semnează în calitate de verificator SSM.

Responsabil SSM — gestionează firma proprie: adaugă angajați, generează fișe de instruire, monitorizează conformitatea, fără să depindă de administrator.

Conducător loc de muncă (CLM) — vede echipa proprie, semnează fișele în lot și poate asista angajații fără smartphone la semnare.

Angajat — accesează cursurile alocate și semnează documentele proprii de instruire.

Conform Legii 319/2006 și normelor de aplicare, documentele de instruire SSM — fișele de instruire — trebuie păstrate pe toată durata angajării și cel puțin 5 ani după încetarea raporturilor de muncă.

În practică, recomandarea standard în domeniu este arhivarea pentru minimum 10 ani, pentru a acoperi eventuale litigii sau controale ulterioare. Platforma SafeHub arhivează automat toate documentele semnate și le pune la dispoziție pentru descărcare oricând.

Da. Toate documentele SSM — fișe de instruire, IPSSM, grafice de instruire, decizii — pot fi descărcate în format PDF în orice moment. Rapoartele de conformitate pot fi exportate și în format CSV.

La încetarea contractului cu SafeHub, compania-client beneficiază de o perioadă de 30 de zile pentru exportul integral al documentelor. Datele nu sunt șterse înainte de expirarea acestui termen.

Toate datele și documentele sunt stocate pe servere localizate în Uniunea Europeană, în conformitate cu cerințele GDPR. Platforma utilizează conexiuni criptate HTTPS pentru toate comunicațiile.

Documentele semnate sunt stocate în sistemul de gestiune documente (DMS) integrat, organizate pe firme, puncte de lucru și categorii, accesibile imediat la nevoie.