Termeni și Condiții de Utilizare

1.Definiții

În prezentul document, termenii de mai jos au următoarele semnificații:

• „Platforma" — aplicația web SafeHub, accesibilă la safehub.ro și subdomeniile sale, care oferă servicii de digitalizare SSM/HSE.
• „Furnizorul" — HS Tehnic Concept SRL, societate înregistrată în România, cu sediul în [sediu], CUI [CUI].
• „Clientul" — persoana juridică sau fizică autorizată care a încheiat un contract de servicii cu Furnizorul și beneficiază de acces la platformă.
• „Utilizatorul" — orice persoană fizică (angajat, responsabil SSM, conducător loc de muncă, expert SSM) care accesează platforma cu credențiale valide.
• „Serviciul" — ansamblul funcționalităților oferite prin platformă: instruiri SSM/SU, generare documente, semnătură electronică, gestiune documente (DMS).
• „Date personale" — orice informație care identifică sau poate identifica o persoană fizică, în sensul Regulamentului (UE) 679/2016 (GDPR).

2.Obiectul contractului

SafeHub este o platformă SaaS (Software as a Service) destinată digitalizării proceselor de securitate și sănătate în muncă (SSM/HSE) pentru companii din România, inclusiv pentru servicii externe și interne de prevenire și protecție (SEPP/SIPP).

Accesul la platformă se acordă exclusiv pe baza unui contract comercial valabil între Client și Furnizor. Prezentele Condiții constituie parte integrantă a acelui contract.

3.Accesul la platformă

Furnizorul acordă Clientului un drept de acces neexclusiv, netransferabil și limitat la utilizarea platformei pe durata contractului, cu respectarea prezentelor Termeni.

• Accesul se realizează prin credențiale individuale (username + parolă) alocate fiecărui utilizator.
• Credențialele sunt personale și netransferabile. Utilizatorul este responsabil de securitatea acestora.
• Furnizorul poate modifica numărul de utilizatori activi conform planului contractual.
• Platforma este disponibilă 24/7, cu excepția perioadelor de mentenanță programată, anunțate în prealabil.

4.Obligațiile utilizatorului

Prin utilizarea platformei, Utilizatorul se obligă:

• Să furnizeze date corecte, complete și actualizate privind angajații și structura organizatorică.
• Să utilizeze platforma exclusiv în scopuri legale și conforme cu legislația SSM în vigoare.
• Să nu partajeze credențialele de acces cu terți neautorizați.
• Să nu încerce accesarea neautorizată a datelor altor clienți sau utilizatori.
• Să notifice imediat Furnizorul în cazul suspiciunii de compromitere a credențialelor.
• Să respecte legislația aplicabilă în domeniul protecției datelor personale.

5.Obligațiile furnizorului

• Să asigure funcționalitatea platformei conform specificațiilor contractuale.
• Să asigure securitatea datelor stocate prin măsuri tehnice adecvate (criptare baze de date, HTTPS, Cloudflare WAF).
• Să efectueze backup-uri periodice ale datelor Clientului.
• Să notifice Clientul cu cel puțin 48 de ore înainte de perioade de mentenanță planificată.
• Să proceseze datele personale exclusiv în baza și în limitele contractului (calitate de Persoană Împuternicită conform GDPR).
• Să asigure suport tehnic conform termenilor contractuali.

6.Proprietate intelectuală

Toate drepturile de proprietate intelectuală asupra platformei SafeHub — inclusiv codul sursă, designul, documentația, algoritmii și funcționalitățile — aparțin exclusiv HS Tehnic Concept SRL.

Clientul deține drepturile exclusive asupra datelor și documentelor introduse în platformă. Furnizorul nu revendică niciun drept asupra acestor date.

Este interzisă copierea, modificarea, distribuirea sau reproducerea oricărei componente a platformei fără acordul scris al Furnizorului.

7.Răspundere

Furnizorul nu răspunde pentru:

• Prejudicii cauzate de utilizarea incorectă a platformei de către Utilizator.
• Pierderi de date cauzate de factori externi controlului Furnizorului (atacuri cibernetice de forță majoră, defecțiuni ale furnizorilor de infrastructură).
• Conformitatea documentelor SSM generate cu cerințele specifice ale unor autorități locale dacă datele introduse de Client sunt incorecte sau incomplete.
• Întreruperi ale serviciului cauzate de forță majoră (defecțiuni Internet, calamități naturale, etc.).

8.Confidențialitate și date personale

Prelucrarea datelor personale se realizează conform Politicii de Confidențialitate și Acordului de Prelucrare a Datelor (DPA) încheiat cu fiecare Client.

Detalii complete sunt disponibile în Politica de Confidențialitate și Informarea GDPR.

9.Suspendarea și încetarea serviciului

Furnizorul poate suspenda accesul la platformă în cazul:

• Neplății facturilor la termenele scadente (după notificare prealabilă de 10 zile).
• Utilizării platformei în mod fraudulos sau contrar prezentelor Termeni.
• Solicitării exprese a Clientului.

La încetarea contractului, Clientul poate solicita exportul integral al datelor sale în format standard (PDF, CSV) în termen de 30 de zile. Ulterior, datele vor fi șterse permanent din sistem.

10.Modificarea termenilor

HS Tehnic Concept SRL își rezervă dreptul de a modifica prezentele Termeni și Condiții. Modificările vor fi comunicate Clienților cu cel puțin 30 de zile înainte de intrarea în vigoare, prin email sau notificare în platformă.

Continuarea utilizării platformei după data intrării în vigoare a noilor termeni constituie acceptarea acestora.

11.Legea aplicabilă

Prezentele Termeni și Condiții sunt guvernate de legislația română în vigoare. Orice litigiu izvorât din sau în legătură cu prezentul document va fi soluționat pe cale amiabilă sau, în caz contrar, de instanțele judecătorești competente din România.

12.Contact

• Denumire: HS Tehnic Concept SRL
• Email: office@ssm-concept.ro
• Web: safehub.ro